Poin belajar :
- Introduction to Employee Attendance and Absenteeism,
- Counting Absenteeism Rate,
- Attendance Management,
- Leave Management,
1. Introduction to Employee Attendance and Absenteeism
Ketidakhadiran (absenteeism) adalah kegagalan untuk melapor atau tetap berada di tempat kerja sesuai jadwal, apapun alasannya. (Cascio & Boudreu, 2015).
Hal ini biasanya tidak direncanakan seperti sakit ataupun direncanakan seperti pemogokan atau ketidakhadiran yang disengaja.
Absenteeism di tempat kerja yang menjadi indikator utama HR paling sering diukur dengan menggunakan tingkat ketidakhadiran (Absenteeism Rate), ya itu jumlah hari absen dibagi dengan jumlah hari kerja yang tersedia dalam periode tertentu.
Dampak Absenteeism :
- Individu : kehilangan gaji, disiplin formal dan informal, meningkatkan kecelakaan, persepsi pekerjaan yang berubah.
- Rekan kerja: peningkatan beban kerja, lembur yang tidak diinginkan, meningkatnya kecelakaan konflik dengan pekerjaan yang tidak hadir.
- Kelompok kerja: meningkatnya masalah koordinasi, penurunan produktivitas, meningkatnya kecelakaan.
- Manajemen Organisasi: penurunan produktivitas, peningkatan biaya, lebih banyak keluhan, meningkatnya kecelakaan.
- Keluarga: penghasilan yang lebih sedikit, penurunan reputasi kerja, memperburuk masalah pernikahan dan anak.
- Masyarakat: kehilangan produktivitas.
Absenteeism Benchmark
Industry (United States | 2019) and bsence Rate
- Sektor swasta 2,7%
- Pertanian dan industri terkait 2,1%
- Industri non pertanian 2,7%
- Konstruksi 2,4%
- Manufaktur 2,5%
- Layanan pendidikan dan kesehatan 3,3%
- Wholesale and retail trade 2,8%
- Transportation and warehousing 2,9%
- Financial Activities 2,4%
- Real estate and retail and leasing 2,5%
- Professional and business services 2,4%
- Public sector 3,4%
Tingkat ketidakhadiran (Absenteeism Rate) per industri oleh biro statistik Tenaga Kerja AS.
Alasan utama Absenteeism
- Engagement Karyawan Rendah: karyawan yang merasa terhubung dengan tempat kerja Mereka cenderung berkinerja lebih baik daripada karyawan lain yang tidak.
- Pengurangan waktu kerja: ketidakadiran seperti waktu istirahat yang terlalu lama, keterlambatan datang dan pulang lebih dapat mempengaruhi persepsi tentang dedikasi karyawan terhadap pekerjaan.
- Kurangnya jadwal kerja fleksibel: jadwal kerja fleksibel telah menjadi kebutuhan bagi para profesional. Kurangnya jadwal kerja yang fleksibel dapat menyebabkan karyawan melewatkan pekerjaan untuk menangani tanggung jawab pribadi.
- Kelelahan (Burnout) di tempat kerja: hal ini sebagian besar terjadi ketika karyawan mengalami kondisi kerja yang ketat dan tidak terjadwal pada titik karyawan tidak memiliki waktu untuk diri mereka sendiri. Dalam jangka panjang, hal ini menyebabkan penurunan minat mereka terhadap tempat kerja.
- Penyalahgunaan zat: karyawan kehilangan sejak ketika mereka mulai melakukan penyalahgunaan zat untuk melepaskan stres, salah satu contoh yang paling umum adalah alkoholisme.
- Senioritas: sebagai karyawan yang sudah bekerja lama di perusahaan, mereka seringkali tidak merasa perlu memberitahu rekan-rekan mereka tentang ketidakadilan mereka.
- Pelecehan di tempat kerja: pelecehan dapat terjadi dalam bentuk verbal maupun fisik. Masalah-masalah seperti itu melukai kondisi emosional dan kesehatan mental karyawan.
- Kesehatan mental: semua alasan sebelumnya pada akhirnya bermuara pada masalah kesehatan mental. Memiliki kesehatan mental yang baik adalah salah satu faktor terpenting yang membantu karyawan menunjukkan kinerja yang tidak bias di tempat kerja.
8 Cara mengurangi Absenteeism
- Survei tempat kerja dan pendapat karyawan,
- Jadwal kerja fleksibel,
- Sel konsultasi untuk membantu masalah karyawan,
- Program keterlibatan karyawan,
- Program kesejahteraan karyawan,
- Penghargaan dan insentif,
- Wawancara kembali masuk kerja setelah cuti panjang,
- Kompensasi penggajian yang layak.
2. Counting Absenteeism Rate
Presentasi absensi (Absenteeism Rate) adalah tingkat ketidakadiran yang tidak terencana akibat sakit atau alasan lainnya. Presentasi ini dapat diukur untuk individu, tim, atau seluruh organisasi Thomas serta memberikan informasi tentang tingkat organization health.
Ketidakadiran yang diukur tidak termasuk liburan atau keterlambatan. Absensi adalah perilaku kerja negatif, dan tingkat absensi yang tinggi bisa mengindikasikan masalah dalam organisasi.
Menghitung Absenteeism Rate
Menurut international organization for standarization (ISO), tingkat ketidakadiran diukur sebagai berikut:
Tingkat ketidakhadiran tahunan diukur sebagai berikut :
Contoh Absenteeism Rate
Wendy, bekerja penuh waktu di salah satu perusahaan swasta di Indonesia pada tahun 2020. Di absen selama 10 hari selama tahun itu. Sejalan dengan contoh di atas, ia memiliki 20 hari libur sehingga total kerja nya adalah 231 hari. Berarti berapa tingkat ke titik keadilan Windy?
Absenteeism rate wendy= 10 : 231 = 4,3%
231 adalah hari kerjanya, sehingga hari libur tidak di hitung
LAPORAN ABSENTEEISM RATE
Matrix ketidakadiran yang sering disertakan dalam pelaporan ketidakadilan adalah frekuensi pelaporan ketidakadilan, durasi ketidakadilan rata-rata dalam hari, tingkat ketidakadilan 0, jumlah kejadian ketiga hadiran pada, dan jumlah ketidakadilan yang berakhir.
ABSENTEEISM RATE YANG BAIK
Tingkat absensi yang baik harus mempertimbangkan absensi terkait penyakit dan alasan lainnya. Secara umum, absensi terkait penyakit biasanya sekitar 1,5% dari total absensi. Ini berarti sekitar 4 hari kerja per tahun digunakan karena penyakit.
Di atas presentasi ini memungkinkan disebabkan oleh alasan selain penyakit, seperti masalah pribadi, stress tinggi di pekerjaan, atau konflik di tempat kerja. Hal ini juga menunjukkan peluang tindakan lainnya yang menyebabkan berkurangnya kehadiran.
3. Attendance Management
Manajemen kehadiran (Attendance Management) adalah sistem yang digunakan untuk mendokumentasikan dan melacak waktu karyawan bekerja dan waktu mereka pulang.
Manajemen kehadiran dapat dilakukan dengan mencatat jam kerja karyawan di atas kertas, menggunakan spreadsheet, kartu absen pada, atau menggunakan perangkat lunak absensi online untuk perusahaan.
Tipe Attendance Management System
1. Biometric Attendance Software
Mengidentifikasi karyawan melalui sidik jari dan mencatat waktu masuk dan keluar. Ini mencegah praktik "buddy punching" yang dapat mempengaruhi produktivitas.
2. Break-time Tracking Software
Memungkinkan karyawan mencatat durasi istirahat. Cocok untuk perusahaan yang mengandalkan pengelolaan waktu proyek.
3. Online Attendance Management Software
Memungkinkan karyawan masuk dan keluar dari lokasi manapun dengan koneksi internet. Cocok untuk kerja jarak jauh atau di luar kantor.
4. Leave Management
Manajemen Cuti (Leave Management) adalah proses dan kebijakan untuk mengelola permintaan studi karyawan seperti liburan, Hari libur, cuti sakit, dan cuti orang tua. Tujuannya adalah menangani permintaan suci secara adil dan akurat agar bisnis tetap berjalan lancar sambil memenuhi hak karyawan.
17 Jenis Cuti
- Cuti Tahunan (Annual Leave)
- Cuti Melahirkan dan Keluarga (Family and Medical Leave)
- Cuti Ibu dan Ayah (Parental Leave)
- Cuti Sakit (Sick Leave
- Cuti Tanpa Gaji (Unpaid Leave)
- Hari Libur Nasional (Public Holidays)
- Cuti untuk perayaan agama (Religious Observance Leave)
- Cuti Panjang (Sabbatical Leave)
- Cuti Duka (Bereavement Leave)
- Cuti Khusus (Special Leave)
- Cuti Perawatan Anak (Childcare Leave)
- Cuti Perawatan Orang Tua (Elderly Care Leave)
- Cuti Pendidikan (Educational Leave)
- Cuti Menikah (Marriage Leave)
- Cuti Haid (Menstrual Leave)
- Cuti Waktu Tertentu (Specific Time Leave)
- Cuti Tugas Belajar (Study Leave)
Benefit Membuat Leave Policy
- Pedoman yang jelas
- Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
- Peningkatan moral dan produktivitas
- Meminimalkan kelelahan karyawan
- Keadilan dan konsistensi
- Penghematan pengeluaran
Membuat Leave Policy
- Maninjau persyaratan hukum dan kepatuhan
- Menentukan jenis cuti yang akan ditanggung dalam kebijakan
- Menentukan kriteria kelayakan
- Prosedur permintaan dan persetujuan secara garis besar
- Menetapkan kompensasi cuti
- Mengkomunikasikan kebijakan kepada karyawan
- Meninjau dan memperbarui
Mengoptimalkan Proses Cuti
1. Memahami Hukum terkait cuti
Saat mengembangkan kebijakan cuti, penting untuk memahami Hukum ketenagakerjaan lokal, negara bagian, dan federal. Kebijakan harus diterapkan secara konsisten agar tidak ada diskriminasi terhadap karyawan.
Hindari pengecualian yang bisa berpotensi membawa masalah hukum dalam memastikan kebijakan tertulis dengan jelas dan memberikan pelatihan kepada manajer untuk mengelola cuti karyawan secara konsisten.
2. Jelaskan kebijakan cuti
Dalam pedoman kebijakan, pastikan untuk mengklasifikasi :
- Hari libur apa yang akan diamati
- Bagaimana waktu yang diperoleh
- Bagaimana prosedur untuk meminta cuti
- Apa yang terjadi pada waktu yang tidak digunakan (misalnya, gunakan atau hilangkan vs diperpanjang)
- Jenis cuti lain yang ditawarkan, seperti cuti orang tua, judi sakit, pemungutan suara, dan tugas juri.
3. Mengoptimalkan Proses Cuti
Pastikan kebijakan tersedia dalam panduan karyawan dan dipahami oleh semua. Latih manajer agar bisa berkomunikasi dan beritahu karyawan tentang perubahan kebijakan dengan pemberitahuan sebelumnya. Pusatkan informasi kebijakan dalam satu tempat agar semua terinformasi dan tidak ada kebingungan.